Datenschutzerklärung

Stand: Juli 2026

Der Schutz deiner persönlichen Daten ist uns ein wichtiges Anliegen. Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen (DSGVO, TKG 2021). Diese Erklärung informiert dich darüber, welche Daten wir bei der Nutzung dieser Website und der SmooInsight-Plattform verarbeiten, zu welchem Zweck und welche Rechte du hast.

1. Verantwortlicher

2. Was SmooInsight ist — und unsere zwei Rollen

SmooInsight stellt Vermietern von Ferienunterkünften Auswertungen, einen Kalender und Automatisierungen für ihr Smoobu-Konto zur Verfügung. Datenschutzrechtlich ergeben sich daraus zwei Rollen:

• Verantwortlicher: Für die Daten der Besucher dieser Website und der registrierten Vermieter (Konto, Einstellungen) sind wir Verantwortlicher im Sinne der DSGVO.
• Auftragsverarbeiter: Die Buchungsdaten aus dem Smoobu-Konto eines Vermieters — einschließlich der darin enthaltenen Gästedaten — verarbeiten wir im Auftrag des jeweiligen Vermieters; dieser ist Verantwortlicher für die Gästedaten. Mit unseren Vermieter-Kunden schließen wir hierzu eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO) ab.

3. Hosting und Server-Logs

Diese Website und die SmooInsight-Plattform werden bei einem Cloud-Hosting-Anbieter betrieben. Beim Aufruf werden automatisch technische Zugriffsdaten verarbeitet (IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, Browsertyp), soweit dies für den sicheren und stabilen Betrieb erforderlich ist. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Bereitstellung und Absicherung des Dienstes (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Log-Daten werden nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt und nach kurzer Zeit gelöscht.

4. Registrierung und Vermieter-Konto

Bei der Registrierung als Vermieter verarbeiten wir:

• Name bzw. Unterkunfts-/Firmenname (freiwillig)
• E-Mail-Adresse
• Passwort (ausschließlich als kryptografischer Hash gespeichert, für uns nicht lesbar)
• die von dir gepflegten Einstellungen (z. B. Provisionssätze, Automatisierungs-Regeln, Nachrichtenvorlagen)

Zweck ist die Bereitstellung deines Kontos und der Plattform-Funktionen; Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Daten bleiben gespeichert, solange dein Konto besteht, und werden danach gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

5. Cookies

Wir verwenden ausschließlich ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie, um dich nach der Anmeldung angemeldet zu halten (Rechtsgrundlage: § 165 Abs. 3 TKG 2021 bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Es kommen keine Tracking-, Analyse- oder Marketing-Cookies zum Einsatz; ein Cookie-Banner ist daher nicht erforderlich. Auch externe Schriftarten oder Skripte von Drittanbietern werden nicht geladen.

Cookielose Reichweitenmessung: Um zu verstehen, wie viele Besucher unsere Website nutzen, zählen wir Seitenaufrufe auf unserer eigenen Infrastruktur — ohne Cookies, ohne Drittanbieter und ohne Speicherung von IP-Adressen. Zur Unterscheidung von Besuchern wird ausschließlich ein täglich wechselnder, nicht rückrechenbarer Hash-Wert gebildet; gespeichert werden nur aufgerufene Seite, Datum und gegebenenfalls die verweisende Domain. Eine Wiedererkennung über den Tag hinaus oder eine Profilbildung ist damit nicht möglich. Die Rohdaten werden nach spätestens 90 Tagen gelöscht. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Verbesserung unseres Angebots (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

6. Verbindung zu Smoobu und Buchungsspiegel (Auftragsverarbeitung)

Als Vermieter hinterlegst du API-Schlüssel deines Smoobu-Kontos. Diese speichern wir verschlüsselt (AES-256) und verwenden sie ausschließlich in deinem Auftrag, um:

• deine Buchungen abzurufen und als „Buchungsspiegel“ für Dashboard, Kalender und Statistiken zu speichern. Gespeichert wird dabei der vollständige Buchungsdatensatz, so wie Smoobu ihn bereitstellt — insbesondere Gastname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Sprache, Personenzahl, Aufenthaltszeitraum, Preis- und Zahlungsstatusdaten, Buchungsportal sowie die zur Buchung hinterlegten Notizen und Referenznummern,
• Tagespreise und Mindestaufenthalte abzurufen und — nur bei von dir aktivierten Automatisierungs-Regeln oder auf deine Aktion hin — zu ändern,
• von dir veranlasste Buchungen oder Sperrungen in deinem Smoobu-Kalender anzulegen,
• bei aktivierter Zahlungserinnerung Nachrichten mit deiner Vorlage über Smoobu an deine Gäste zu senden.

Dabei werden Daten mit der Smoobu GmbH, Berlin, ausgetauscht; Informationen zur Datenverarbeitung durch Smoobu findest du in der Datenschutzerklärung von Smoobu (smoobu.com). Verantwortlicher für die Gästedaten ist der jeweilige Vermieter; Gäste wenden sich für Datenschutz-Anfragen zu ihrer Buchung bitte direkt an ihren Gastgeber. Trennt ein Vermieter die Smoobu-Verbindung, wird der Buchungsspiegel gelöscht.

7. E-Mail-Versand

Für Transaktions-E-Mails (z. B. Bestätigung der Registrierung, Passwort-Zurücksetzen, Betreiber-Benachrichtigungen) setzen wir einen technischen E-Mail-Versanddienstleister ein, der deine E-Mail-Adresse und den Nachrichteninhalt zur Zustellung verarbeitet. Soweit dabei Daten in Drittländer (z. B. USA) übertragen werden, erfolgt dies auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO).

8. Zahlungsabwicklung (Stripe)

Für kostenpflichtige Abonnements setzen wir den Zahlungsdienstleister Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Dublin, Irland) ein. Bei Abschluss eines Abonnements werden Name, E-Mail-Adresse, Rechnungsadresse, ggf. USt-ID sowie deine Zahlungsdaten direkt von Stripe erhoben und verarbeitet; deine vollständigen Zahlungsdaten (z. B. Kartennummer, IBAN) erreichen unsere Server zu keinem Zeitpunkt. Wir erhalten von Stripe lediglich den Abo- und Zahlungsstatus sowie Kunden- und Rechnungsreferenzen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (steuer- und abgabenrechtliche Aufbewahrungspflichten für Rechnungsdaten). Soweit Stripe Daten in Drittländer (z. B. USA) überträgt, geschieht dies auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO). Details: stripe.com/at/privacy.

9. Belegauslesung im Modul „Finanzen“ (KI-gestützt)

Im optionalen Modul „Finanzen“ kannst du Belege (Rechnungen als PDF oder Foto) hochladen, um deine Ausgaben zu erfassen. Zur automatischen Auslesung der enthaltenen Werte (z. B. Lieferant, Datum, Beträge, Umsatzsteuer) übermitteln wir den hochgeladenen Beleg an unseren Auftragsverarbeiter Anthropic PBC (USA). Die Übertragung erfolgt verschlüsselt; die über die Schnittstelle übermittelten Inhalte werden von Anthropic nicht zum Training von KI-Modellen verwendet. Soweit dabei Daten in die USA übertragen werden, geschieht dies auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO).

Der hochgeladene Beleg wird nur vorübergehend und verschlüsselt gespeichert und nach deiner Bestätigung der ausgelesenen Daten automatisch gelöscht — dauerhaft gespeichert bleiben ausschließlich die von dir bestätigten, ausgewerteten Werte. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO (Vertragserfüllung bzw. berechtigtes Interesse an einer effizienten Ausgabenerfassung). Die Nutzung des Moduls ist freiwillig; ohne Beleg-Upload findet keine solche Verarbeitung statt.

10. Speicherdauer und Backups

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Zur Ausfallsicherheit werden regelmäßig automatische Sicherungskopien erstellt und turnusmäßig überschrieben; gelöschte Daten verschwinden damit auch aus den Backups nach kurzer Zeit.

11. Sicherheit

Alle Verbindungen sind TLS-verschlüsselt. Smoobu-Zugangsdaten werden mit AES-256 verschlüsselt gespeichert, Passwörter ausschließlich als salted Hash (scrypt). Der Zugriff auf die Module der Plattform ist serverseitig abgesichert; Automatisierungs-Aktionen werden protokolliert.

12. Deine Rechte

Dir stehen grundsätzlich die Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch zu (Art. 15–21 DSGVO). Wende dich dazu einfach an [email protected]. Wenn du glaubst, dass die Verarbeitung deiner Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt, kannst du dich bei der österreichischen Datenschutzbehörde beschweren (www.dsb.gv.at).

13. Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich der Dienst oder die Rechtslage ändert. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.